6 tips til hvordan lykkes med implementering av nytt medlemssystem

1. Bruk tid på endringer

For at implementeringen av et nytt system skal bli så effektiv som mulig for alle parter, anbefaler vi å starte med en prosessanalyse som involverer flest mulig i organisasjonen. Ta for dere arbeidsprosess for arbeidsprosess for å se hvordan endringene fungerer, slik at både organisasjon og leverandør har oversikt over hva som er ønskelig ved et systembytte.

Det er fint om det går litt tid fra prosessanalysen gjennomføres til man faktisk gjør systembyttet. På denne måten får alle i organisasjonen tid til å venne seg til tanken på at det blir endringer, noe som gjør overgangen effektiv og enkel for alle parter.

2. Ha god kontroll på dataene dine

Data som finnes i systemet deres er noe av det viktigste og mest verdifulle dere som organisasjon oppbevarer. Når det er bestemt å bytte system bør dere derfor gå metodisk til verks for å få god kontroll på hva dere ønsker å ta med videre til nytt system, og hva som bare er støy.

Bruk tid på å finne nøkkeltall slik at du vet hvor mange medlemmer du har, hvor mange som betaler på hvilken måte, hvor mange som får nyhetsbrev osv. Finn gode eksempler på personer og bedrifter som gir et godt inntrykk av hvordan dataene er organisert i dagens system, slik at du kan sikre at det også er slik i nytt system.

Rydd alt dere kan i dagens løsning slik at dere unngår å ta med svært ustrukturerte data over i nytt system. Det er bedre å rydde så mye som mulig og starte med blanke og ryddige ark på oppstartsdagen for nytt medlemssystem, enn å dra med deg gammel og dårlig historikk.

3. Invester nok tid i testfasen

Alle leverandører setter av tid til at dere som brukere kan teste hvordan det nye systemet fungerer. Bruk den tiden godt. Dette mener vi er den aller mest viktige tiden i hele prosjektet. Det er nå dere har mulighet til å forstå hvordan de nye arbeidsprosessene vil fungere og det er nå leverandøren er i modus for å tenke at det kan komme justeringer og ønsker om endringer.

Vi opplever at de kundene som har utnyttet testperioden godt er mye mer fornøyde enn de som har sett litt lett på det og stolt på at «det ordner seg sikkert». Dersom dere investerer nok tid i testfasen unngår du i større grad overraskelser rett før du skal gjøre store og viktige oppgaver for aller første gang i nytt system.

4. Opplæring i flere runder

Det er som regel en omveltning for de fleste å begynne å jobbe i et nytt medlemssystem, og de færreste vil huske alt som blir sagt de første opplæringsdagene. Sørg derfor for at viktig opplæring gjentas flere ganger og at det er fora hvor man kan stille spørsmål og få bistand de første ukene etter driftsstart. Ved å være aktiv i opplæringsprosessen unngår du at de ansatte allerede i startfasen finner sine egne løsninger på oppgaver som ikke nødvendigvis er slik det var tenkt

5. Litt og litt av gangen

Når dere investerer i et nytt organisasjonssystem, så er dette et verktøy dere skal bruke i lang tid fremover. Det betyr at det er helt ok å ikke måtte gjøre alt med en gang. Finn de mest viktige og engasjerende målene basert på prosessanalysen og tenk at det er disse dere skal fokusere på først.

Midt i et prosjekt hvor alt er nytt og ukjent er det fint å vite at man ikke må gape over alt med en gang, men at man også kan vente med noen prosesser til senere. Det er bedre å sette seg små mål over lengre tid slik at man stadig kan feire suksesser enn å ha ett stort mål langt frem i tid.

6.   Vær positiv og bruk positive ambassadører

Det er ingen tvil om at det er en stor omveltning å bytte medlemssystem. Da er det lurt å alliere seg med noen som evner å se positivt på endringen og fokusere på dette uansett om det er oppturer eller nedturer i prosjektet. Ved å sikre at noen forplikter seg til dette vil man målrettet kunne fjerne evt. misnøye i endringsprosessene og sikre bedre resultater i prosjektet.