Abonnere på vårt nyhetsbrev

Lean Coffee

Vi i Winorg har organisert alt vårt arbeid innenfor prinsipper fra Smidig og Lean. Smidig utvikling gjør oss i stand til alltid å levere det viktigste først. Lean hjelper oss til kontinuerlig å fjerne sløsing i prosessene slik at vi alltid kan jobbe med å forbedre oss.

Winorg har gjennomført mange møter som Lean Coffee og det fungerer utrolig bra. Møtene får en fast struktur hvor alle kan bidra. Vi sikrer at vi snakker om det som engasjerer flest og oppfølgingspunkter på temaet. Vi synes denne møteformen er så bra at vi mer enn gjerne vil dele den med flere! Lean Coffee kan brukes på alle slags møter. Sist vi brukte metoden var da vi gjennomførte strategisamlingen vår, så den egner seg både for store og små temaer.

 

Hvordan?

Når man innkaller til Lean Coffee gjør man det ofte innenfor et hovedtema. Vi anbefaler å sette av 1,5 time til møtet.

Det hele starter med at man tegner opp 4 kolonner på en tavle (flipboard/whiteboard); «Klar for prat», «Prat», «Ferdig» og «Åpenbaringer».

Alle deltakerne skriver en lapp per tema som de ønsker å ta opp og som er relatert til hovedtemaet for møtet. Lappene plasseres på tavla under «Klar for prat». Når alle lappene er hengt opp tar noen ansvar og sorterer lappene. Dersom det står samme tema på to lapper klistres disse oppå hverandre.

Når alle lappene er sortert leser møteleder opp lappene, slik at alle i rommet forstår temaet på lappene. Dersom temaet på en lapp er uklart, kan personen som skrev lappen bruke et par setninger på å utdype innholdet.

Så er det tid for avstemming. Hver deltaker i rommet har 3 prikker til rådighet for å stemme på den/de lappene man ønsker å diskutere. Det er lov å sette alle prikkene på samme lapp eller én prikk på tre forskjellige lapper.

Når alle har stemt, teller man opp stemmene og organiserer lappene i prioritert rekkefølge. Den lappen med flest stemmer står øverst.

Så er det på tide å hente seg kaffe, te og noe annet godt som gjør at man kan være engasjert og ivrig i diskusjonen.

Flytt den første lappen til «Prat». Den som skrev lappen kan gjerne innlede samtalen. Samtidig settes det på en timer på 7 min. Det er vanlig å bruke en mobiltelefon uten lyd på alarmen.  Fordi man har et tidspress på seg vil alle automatisk sørge for å være relevant i det som sies. Underveis i diskusjonen skal alle ha fokus på om det dukker opp noen åpenbaringer. Åpenbaringer betyr at man har lært noe nytt, må huske på å gjøre noe eller at man kommer på noe som må undersøkes videre innenfor det tema man diskuterer. Har man en åpenbaring skal denne umiddelbart skrives ned på en lapp og henges opp på tavlen. Åpenbaringer er et felles ansvar.

Når 7 min har gått kan den som har mobilen med timeren holde den opp for å signalisere at tiden er ute. Alle stopper da å snakke og så foretas det en stilltiende avstemming. Tommel opp betyr at man ønsker å fortsette samtalen. Tommel ned betyr at man ønsker å avslutte og tommel vannrett betyr at man er nøytral. For at samtalen skal fortsette må det være flere positive enn negative stemmer.

Dersom det er flest positive stemmer så settes timeren på 5 minutter til, og diskusjonen fortsetter videre. Etter 5 minutter er det ny avstemming. Slik kan man holde på 5 minutter av gangen så lenge det er overvekt av positive stemmer.

Når det er flest negative stemmer er temaet ferdig diskutert. Da bruker man gjerne to minutter på å konsolidere og sikre at alle åpenbaringer har funnet veien til tavlen.

Nå flyttes lappen over til «Ferdig», neste lapp flyttes fra «Klar til prat» og over til «Prat» og ny runde settes i gang.

Man holder på i 1,5 time. Siden møtet har en tidsbegrensning sikrer man at det er de temaene som er mest relevant som diskuteres. Etter 1,5 time har møteleder fått en rekke åpenbaringer som må følges opp videre i andre fora.

 

Vi i Winorg har svært god erfaring med denne måten å gjennomføre møter på. Vi håper du tør å prøve det i din organisasjon. Si gjerne ifra om du vil vi skal komme og hjelpe dere med det første møtet, slik at dere kommer godt i gang.

 

 

Vedlegg

Lean Coffee